Ótimo extraído do site Santender Empreendedor sobre a importância da organização para a produtividade.

Falta de organização, pouca concentração, centralização de atividades, segmentação excessiva do serviço e das responsabilidades, indefinição das prioridades, ausência de cronograma. Todos esses são elementos que minam a produtividade diária do empresário e que devem ser combatidos para que as pendências não se acumulem em sua mesa de trabalho.

Definição de produtividade Antes de saber como identificar como e onde esses vilões atuam no cotidiano da sua empresa, é interessante entender bem o conceito de produtividade. Pra começar, produtividade é um elemento quantitativo. Ou seja, possível de ser medido e, portanto, melhorado. Logo, é totalmente determinada por uma conjunção de fatores que a cercam. Para Julio Alencar, consultor especialista em produção do Sebrae-SP (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado de São Paulo), produtividade não é fazer o máximo de coisas no menor intervalo de tempo. Trata-se, na verdade, de definir um objetivo, as tarefas necessárias para alcançá-lo, a forma como devem ser executadas, o prazo e, sobretudo, cumprir com o planejado. “É fazer o serviço no tempo certo, com a qualidade adequada e com o mínimo de esforço”, afirma Alencar. Dessa maneira, explica ele, não há comprometimento das tarefas nem da qualidade esperada. Afinal, ao aumentar – sem base em critérios – a velocidade de execução, a tendência é reduzir a qualidade do produto final.

Dicas para melhorar sua produtividade pessoal

  • Não subestime a importância do planejamento: para Alencar, todo empresário tem que acordar de manhã e saber o que deseja e precisa fazer. Ele explica que planejamento significa saber o que se quer fazer, como fazer e, efetivamente, fazer. Por isso, antes de começar a trabalhar é preciso saber onde se pretende chegar e o que é necessário fazer para alcançar a meta.
  • Crie (e monitore) um painel de indicadores: “Se você não mede, você não verifica”, ressalta David Kallas, professor do Insper (Instituto de Ensino e Pesquisa). A recomendação é manter num quadro – ou numa planilha eletrônica – entre dez e 15 indicadores, considerando os financeiros (faturamento, fluxo de caixa, despesas) e os de gestão (satisfação dos clientes, exposição de imagem na mídia, produtividade média dos funcionários). “Tem que ser um painel simples, mas que permita ao empresário se distanciar da rotina da empresa. Senão ele se torna refém do dia a dia”, alerta. Com os indicadores ele consegue atuar mais no aspecto estratégico, definindo metas, prioridades e cobrando resultados para cada um dos itens monitorados. O operacional fica na mão dos funcionários. “Quando consegue sair do operacional, consegue otimizar o tempo, desenvolver novos produtos, novos negócios e pensar no estratégico. Caso contrário, fica preso no dia a dia e a capacidade de faturamento e produção da empresa depende da produtividade pessoal dele. Ele vira o gargalo da empresa dele”, ressalta Kallas.
  • Liste todas as tarefas a serem realizadas: uma vez definido o objetivo principal, elenque todas as atividades menores que envolvem sua realização. Essa lista pode ser feita da forma como for mais conveniente ao empresário. Pode ser escrita à mão ou no computador. Mas é imprescindível que seja levada a sério, que fique sempre à mão e seja sempre olhada. “Não confie na sua memória. Até porque, toda hora aparecem coisas novas para fazer. Com uma lista de tarefas bem definida você consegue usar melhor o seu dia”, recomenda Alencar.
  • Defina prioridades para as tarefas: com a lista de tarefas do dia pronta, é hora de definir qual a importância de cada item e o que deve ser feito primeiro. Isso evita que atividades secundárias, que podem esperar mais para serem realizadas, tomem o espaço de tarefas mais urgentes.
  • Crie um cronograma com prazos: faça previsões de tempo realistas para a conclusão de cada tarefa. Não exagera nem para mais nem para menos sob o risco de comprometer a qualidade final e, é claro, toda a programação. Aliás, seja criterioso ao definir qual é a expectativa de qualidade. Há tarefas que não precisam, necessariamente, ser realizadas perfeitamente. Nesse caso, lembra Alencar, o ótimo é inimigo do bom e o mais importante é ser claro, prático e objetivo.
  • Segmente atividades muito complexas: nos casos em que a atividade levar tempo demais para ser concluída, pode ser interessante quebrar ela em partes menores. Além de mais fácil de administrar, diminui o risco de perder a concentração e o prazo de entrega.
  • Delegue tarefas que não sejam estratégicas (ou, aprenda a dizer não): é parte da função do gestor de uma micro ou pequena empresa identificar quais tarefas e funções ele pode delegar a funcionários. Isso envolve aprender a dizer não para si mesmo e a se concentrar no que é estratégico para a empresa. Segundo Rosalina Alves de Mesquita, professora do curso de administração da Universidade Presbiteriana Mackenzie, as pessoas apresentam tendência a centralizar demais. “Quando o empresário delega tarefas e dá mais autonomia às pessoas que trabalham com ele e mais flexibilidade para que também desenvolvam criatividade, isso torna o trabalho mais produtivo e mais atraente, evitando o modelo mais clássico de produção, com tarefas muito rotineiras”, aposta. Isso significa saber delegar. Ou seja, repassar atividades completas, em que o funcionário se sinta responsável pela realização completa de algo, não apenas de fragmentos. Rosalina acredita, ainda, que é uma forma de reconhecimento aumentar a responsabilidade dos funcionários, o que leva a ganho de produtividade por parte deles. Além disso, quando ele está ciente de todo o processo, evita-se a investigação de causas e responsáveis no caso de algum problema ocorrer.
  • Confronte resultados: após concluir cada uma das tarefas propostas, confronte os resultados obtidos com a programação feita inicialmente. “Essa é a parte mais interessante da programação”, considera Alencar ao afirmar que somente assim é possível saber quanto tempo está sobrando ou faltando e, dessa maneira, melhorar programações futuras.
  • Mantenha o foco: seja breve ao telefone. Quando estiver ocupado, se possível, não atenda. Além do tempo, perde-se também o foco na atividade que estava sendo realizada. Também é essencial manter a atenção com distrações como e-mail e internet. “Se abrir um e-mail, leia até o final e proceda com o que tem que ser feito. Se é pra ser respondido, responda. Se não, delete ou tire da caixa de entrada”, diz Alencar. Isso evita a procrastinação e a perda de foco no futuro, quando o e-mail voltar a ser aberto e marcado novamente como não lido. Em reuniões de trabalho, o recomendável é ter uma pauta do que será discutido e seguir a previsão à risca para evitar que tempo demais seja gasto com assuntos aleatórios.
  • Destrua os ladrões de concentração: descubra quais são e bloqueie os elementos que mais lhe tomam o tempo.
  • Seja organizado (e exija organização): manter a mesa organizada e os instrumentos de trabalho à mão poupa tempo precioso. Além disso, preserva a imagem da empresa, salienta Alencar. “A pior coisa é ligar para uma pizzaria e o atendente falar: só um instante que eu vou pegar uma caneta”, exemplifica.
  • Preste atenção no relógio biológico: nas primeiras horas da manhã é mais fácil lidar com tarefas que exigem mais concentração. Deixe esse momento para tomar decisões importantes. Depois do almoço, geralmente o ritmo é mais lento. Por isso, decida a alimentação a depender das tarefas que tem de ser feitas à tarde.
Anúncios

A jornalista Patrícia Buneker estrevistou Christian Barbosa, especialista em produtividade, para o portal HSM Online. O presidente da Triad falou sobre a gestão do tempo em reuniões.