Joseph Antony é especialista em finanças e questões tributárias que afetam pequenas empresas e escreveu um texto muito bom para o blog Pensando Grande com 10 dicas sobre finanças para pequenas empresas.

Sou especialista em finanças para pequenas empresas e recentemente fiz um trabalho com uma entidade sem fins lucrativos. Para a minha surpresa, descobri que muitos dos problemas financeiros dela são iguais aos enfrentados por pequenas empresas. Como:

Entender e acompanhar quanto dinheiro realmente é gasto em vários programas.

Ligar as despesas ao dinheiro que elas geram.

Lidar com problemas de dinheiro básicos (no início, a entidade contava com empréstimos dos fundadores para ajudá-la enquanto não começava a entrar dinheiro).

Determinar se as iniciativas para levantar fundos gastam mais dinheiro do que ganham.

Todas as questões acima têm a ver com saber, ou descobrir rapidamente, de onde vem o dinheiro e para onde ele vai. E, se a empresa tiver fins lucrativos, essas questões são preocupações fundamentais e diárias.

Portanto, vou analisar algumas das medidas financeiras que as empresas podem usar para ter uma noção mais clara do que estão fazendo. Você pode aprender a fazer esses cálculos à mão, na calculadora ou no computador. Também pode investir em um bom programa de contabilidade que faça a maior parte do trabalho por você.

Uma observação: você não vai ver proporções ou números “recomendados” neste artigo. As proporções variam de setor para setor e muitas das proporções usadas para medir o sucesso de empresas grandes não funcionam bem para empresas pequenas.

Atenção, entidades sem fins lucrativos: muitas características separam negócios com fins lucrativos e sem fins lucrativos (como o pagamento de impostos), mas muitos dos princípios básicos para acompanhar as finanças são parecidos.

Comece da fonte: qual é o seu fluxo de caixa?

Contadores e consultores especialistas em pequenas empresas sempre dizem que elas não prestam atenção ao fluxo de caixa, que mede quanto dinheiro você realmente tem na empresa.

“Pequenos empresários acabam aceitando encomendas grandes que lhes causam problemas”, diz Ronald Lowy, professor de administração de uma universidade nos EUA. “Eles querem o contrato, mas não recebem dinheiro suficiente no início e não têm dinheiro guardado para pagar os funcionários e outras contas enquanto esperam o pagamento do cliente. Podem ter lucro no final das contas, mas não do ponto de vista do fluxo de caixa”, avalia o professor.

A contadora Judith Dacey considera a situação de fluxo de caixa “provavelmente a coisa mais importante para você saber se os seus negócios estão no caminho certo”. Ela conta a história de membros de uma ONG que não estavam prestando atenção nisso.

“Estavam contratando pessoas e gastando dinheiro em campanhas de associação, fazendo tudo com base no dinheiro que achavam que tinham, depois de calcular perdas e ganhos”, ela conta. “Eles não perceberam que perdas e ganhos não incluem os pagamentos que eles ainda devem nem o dinheiro que está no banco.” A diretoria da entidade percebeu o problema somente quando passou um cheque sem fundo. Foi preciso demitir funcionários e fazer muita economia.

“Isso poderia ter sido evitado se eles tivessem visto o fluxo de caixa”, diz Judith. “O fluxo de caixa diz a você quanto dinheiro realmente entrou e você pode usar.”

A situação do fluxo de caixa começa com o resultado final das perdas e dos ganhos, a linha que mostra o que você ganhou de verdade. Depois, muitos cálculos são feitos em cima desse número. A renda é reduzida por causa de faturas que foram registradas como lucro, mas que ainda não foram pagas. A desvalorização é descontada, as contas que ainda não foram pagas também são calculadas e muitos outros cálculos são feitos.

10 passos do acompanhamento

Se você definiu uma maneira de acompanhar seu fluxo de caixa, pode se organizar e acompanhar os 10 pontos financeiros da sua empresa. A lista pode variar de tamanho, não se preocupe! Aqui você também pode aproveitar planilhas para acompanhar automaticamente o seguinte:

1. Quais são os seus bens? Sim, sim, sabemos que bens são as coisas que a empresa tem. Saber quais são seus equipamentos, móveis, imóveis e outros pertences é fácil. Mas para ter uma ideia real do valor dos seus negócios, você tem que contar as mudanças no valor desses bens. Muitas empresas pequenas estão em um local que vale mais do que a própria empresa (seria bom ter só problemas assim). Da mesma forma, é bom acompanhar a desvalorização de bens como computadores e móveis de escritório.

2. Quais são os seus custos? Mais uma vez, é fácil. As obrigações são aquilo que você deve. Mas o que você deve não é tão óbvio quanto a conta do aluguel. Existem os impostos sobre os salários dos funcionários, por exemplo. Empréstimos são uma obrigação clara, mas, ao pagá-los, é bom saber quanto do pagamento representa os juros.

3. Quanto custa para produzir o que você vende? Se você compra mercadorias prontas para revender, esse cálculo é fácil. Fica mais difícil se você tiver que calcular todos os fatores que entram na fabricação de um produto, como a mão de obra.

4. Quanto custa para vender o que você vende? Propaganda, mão de obra, armazenamento e despesas gerais. Saber quanto custa para vender o produto é tão útil quanto saber quanto custa para fabricá-lo.

5. Qual é a sua margem de lucro? Isso pode ser calculado dividindo as vendas totais pelo lucro. Se a sua margem de lucro for parecida todos os meses ou estiver aumentando, você está cobrando os preços certos, que refletem o que você gasta para vender ou produzir. Se a margem diminuir, você perceberá rapidamente que deve ajustar seus preços ou custos. No pior dos casos, seu lucro e sua margem de lucro desaparecem completamente. Nesse ponto, você será como os vendedores que perdem dinheiro em todas as vendas, mas acham que vão compensar essa perda se venderem muito. Não faça isso!

6. Qual é o seu índice de dívidas? Esse índice faz com que você saiba quantas coisas na sua empresa na verdade pertencem a outras pessoas. Se esse índice subir, pode ser um mau sinal. Pode ser porque você está expandindo, mas também pode indicar que você perdeu o controle.

7. Qual é o valor das suas contas a receber? Esse é o dinheiro que devem a você. Porque é bom saber isso: se aumentarem as contas a receber, pode ser um aviso de que seus clientes não estão pagando. Ainda mais se a quantidade de contas a receber for aumentando.

8. Quanto tempo leva para você cobrar as contas a receber? Essa é provavelmente a informação mais perturbadora para empresas com pouco dinheiro, pois mostra quantos dias você funciona como um “banco” para as pessoas que devem dinheiro para você. Para calcular, você precisa saber quantas vendas são feitas por dia, em média, e dividir pelo número de contas a receber.

9. Quais são as suas contas a pagar? O lado contrário das contas a receber. Um aumento nas contas a pagar pode simplesmente refletir uma demora maior para pagar as contas ou uma quantidade maior de compras. Mas um aumento não planejado ou sem controle pode ser um alerta de que a força financeira da sua empresa está caindo.

10. O que está acontecendo com o seu estoque? Há momentos em que é bom ter um grande estoque. Se o preço dos itens que você vende ou usa na produção estiverem baixos, faz sentido investir no estoque. Ser capaz de acompanhar seu estoque e o tempo que ele leva para ser vendido pode dizer se seus negócios estão crescendo ou diminuindo. Também diz quanto dinheiro poderia ser usado para outros pagamentos ou investimentos, mas que você gastou para fazer o estoque e agora está parado.

Embora acompanhar esses dez itens e saber como está seu fluxo de caixa seja essencial para sua empresa, não tenha medo de procurar profissionais ou outros serviços para ajudar.

É importante se dedicar a área da sua empresa com a qual você tenha experiência, como conseguir clientes e ampliar a empresa, e contratar outras pessoas para cuidarem das finanças e das questões jurídicas.